در گذشته ثبت نام پلمپ دفاتر به صورت حضوری و با مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک کشور انجام می‌شد؛ اما با پیشرفت عصر تجارت الکترونیک، کلیه مراحل درخواست دفاتر قانونی، از ثبت نام تا تحویل دفاتر به صورت الکترونیکی انجام می‌شود. مراحل پلمپ دفاتر قانونی 1403 به ترتیب زیر است:

تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی 1403
ارسال مدارک پلمپ دفاتر تجاری برای اداره ثبت شرکتها
پرداخت هزینه پلمپ دفاتر قانونی

تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر 1403

ثبت درخواست دفاتر قانونی سال 1403 با تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری انجام می‌شود. مراحل تکمیل این اظهارنامه به شرح زیر است:

1- مراجعه به سایت سازمان اسناد و املاک کشور، انتخاب گزینه “پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی” در بخش “میز خدمات الکترونیک” و یا مراجعه مستقیم به آدرس https://irsherkat.ssaa.ir/

پذیرش اظهارنامه پلمب دفاتر قانونی

2- شخصیت (حقیقی یا حقوقی) متقاضی پلمپ دفاتر قانونی را انتخاب نمایید.

! نکته: با انتخاب هر یک از گزینه‌های موجود (حقیقی و یا حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکتها، حقوقی در غیر مرجع ثبت شرکتها، شعبه حقوقی مرجع ثبت شرکتها) اطلاعات متفاوتی مورد نیاز است. دقت نمایید که ثبت اطلاعات نادرست موجب رد درخواست ثبت نام دفاتر پلمپ می‌شود.

3- در این مرحله بر اساس شخصیت متقاضی، اطلاعات مورد نیاز را تکمیل نمایید. این اطلاعات به شرح زیر هستند:

اطلاعات مربوط به سال مالی: نوع تقویم مالی، شروع سال مالی، شروع ماه مالی و شروع روز مالی
اطلاعات هویتی متقاضی: تابعیت متقاضی، شناسه ملی و نام تجارتخانه و اطلاعات حوزه ثبتی تجارتخانه (برای اشخاص حقیقی)
اطلاعات ارتباطی متقاضی: شماره تلفن همراه و شماره تلفن ثابت

! نکته: در مواردی که متقاضی اخذ دفاتر پلمپ، شخصیت حقیقی و یا شخصیت حقوقی ثبت شده توسط غیر از مرجع ثبت شرکتها باشد، تکمیل آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ضروری است. از آنجا که دفاتر صرفا در آدرس ثبت شده متقاضی تحویل داده می‌شود، تکمیل دقیق اطلاعات این بخش الزامی است.

4- در این مرحله اطلاعات اشخاص حقوقی تکمیل و تایید می‌شود؛ دقت نمایید در صورتی که اطلاعات نادرستی را ارسال نمایند، ویرایش اطلاعات ثبت شده تنها توسط حوزه ثبتی متقاضی انجام می‌شود.

تکمیل اطلاعات شخص حقوقی

5- پس از تکمیل و تایید کلیه اطلاعات، پذیرش موقت اظهارنامه پلمب دفاتر انجام شده و تکمیل کننده اظهارنامه موظف است اطلاعات خود را در سامانه ثبت نماید. دقت کنید که این شخص باید یکی از اعضای هیئت مدیره شرکت باشد.

درج مشخصات تکمیل کننده اظهارنامه پلمپ

6- در این مرحله اشخاص حقوقی باید اطلاعات دیگری را به شرح زیر تکمیل و تایید نمایند: در ابتدا باید نسبت به معرفی کلیه اعضای هیئت مدیره همراه با کلیه اطلاعات هویتی و محل اقامت آنها اقدام نمایید.

معرفی اعضای هیئت مدیره

در ادامه باید نسبت به تعریف سمت هر یک از اعضای هیئت مدیره، زمان پذیرش سمت مربوطه و مدت زمان تصدی سمت آنها اقدام نمایید.

تعریف سمت اعضای هیئت مدیره

7- پس از تکمیل کلیه اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی و حقوقی، باید نوع دفتر مورد نظر، تعداد جلدهای دفتر مالیاتی مورد نیاز و تعداد صفحات آن را ثبت نمایید.

تعیین نوع دفاتر مورد نیاز و تعداد صفحات آن

نکته: برای هر یک از دفاتر کل و روزنامه و یا دفاتر خاص مورد نیاز کسب و کار باید به صورت مجزا فرم درخواست دفاتر پلمپ را تکمیل و ارسال نمایید.

8- در آخرین مرحله تکمیل اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی، پس از تایید صحت اطلاعات (اعم از اظهارنامه پلمپ دفتر تجاری و مدارک مورد نیاز)، با انتخاب گزینه “تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز” درخواست خود را نهایی نمایید.

ثبت نهایی درخواست پلمپ دفاتر قانونی
ارسال مدارک پلمپ دفاتر تجاری برای اداره ثبت شرکتها

نحوه ارسال مدارک پلمپ دفاتر قانونی برای اداره ثبت شرکتها، برای سال 1403 تغییر نموده است. برای ارسال مدارک و تکمیل فرآیند تهیه دفاتر قانونی، مودی موظف است اقدامات زیر را انجام دهد:

1- ثبت نام در سامانه “ثبت من” و ورود به حساب کاربری مودی

ثبت نام در سامانه ثبت من

2- ورود به بخش “ثبت شرکتها و موسسات غیرتجاری”

3- انتخاب دکمه “اسناد قابل امضا” و یا کلیک بر روی دکمه زنگوله موجود در گوشه سمت چپ بالا برای مشاهده هشدار سند در انتظار امضا

انتخاب اسناد قابل امضا

4- انتخاب سند مورد نظر و کلیک بر دکمه “امضای سند”

انتخاب سند مربوط به اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی

5- اتصال توکن سخت افزاری به سیستم و تکمیل اطلاعات مورد نیاز

6- انتخاب گزینه “تایید امضا”

ثبت نهایی درخواست پلمپ دفاتر قانونی

پس از امضای موفق سند، اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی شما در سامانه ثبت شده و با کمک شماره پیگیری نسبت به استعلام وضعیت دفاتر خود اقدام نمایید.
پرداخت هزینه پلمپ دفاتر

1- برای پیگیری پرداخت هزینه پلمپ دفاتر مجددا به سایت پلمپ دفاتر وارد شوید؛ سپس با ورود به بخش “پلمپ دفاتر”،کد پیگیری پلمپ دفاتر خود را درج نموده؛ روی عبارت “پذیرش نهایی” کلیک کنید.

2- در صورت تایید اطلاعات مندرج در اظهارنامه پلمپ دفاتر، مجوز پرداخت وجه و دریافت دفاتر پلمپ برای متقاضی صادر می‌شود.

3- در آخرین مرحله، با ورود به سامانه، وجه مورد نظر را پرداخت نمایید.

به این ترتیب اداره پست، دفاتر پلمپ شده را در آدرس درج شده در سامانه به مودی تحویل می‌دهد.